I ett första möte med det potentiella familjehemmet går utredaren igenom hur processen i sin helhet ser ut och hur lång tid det kan tänkas ta. Här betonas vikten av att påbörja ett samtal kring sökandes motivation och förväntningar inför ett eventuellt familjehemsuppdrag. I detta första möte förklaras även vikten av att sökandes hela familj, även eventuella biologiska barn, inkluderas i processen. Möten med familjen sker huvudsakligen i hemmet, samtidigt som enstaka träffar av utredningsskäl även bör förläggas i socialtjänstens lokaler. Detta framför allt för att se sökanden i en annan miljö än det egna hemmet. Då socialstyrelsen tagit fram ett första informations- och bedömningsinstrument i form av Bra-FAM kan det användas initialt, tillsammans med relevanta registerutdrag (belastningsregister, socialregister samt kronofogden).

En varaktig relation använder ett anpassat utredningsformulär där informationen kan dokumenteras och analyseras. I detta finns även stödformulär för intervjuer med referenser, checklistor vid hembesök med mera. Som grund för informationsinsamlandet finns Utredning och bedömning av jour- och familjehem (Chapman, 2016). Där finns samtliga områden som bör utredas med relevanta frågor, samt vad analysen bör fokusera på. Information som framkommer kan sedan fördjupas vid fortsatta samtal, gemensamma som individuella.

Tonvikt läggs på transparens i processen, från både sökanden och utredaren. Det är därför viktigt att utredarens känsla inför familjen och eventuella hypoteser diskuteras öppet med de sökande. Både för att fånga upp vad detta står för men även för att genom detta guida familjen till samma öppenhet. Utredaren bör kontinuerligt analysera den information som framkommer, dels för att få syn på ytterligare frågor och dels för att avgöra om de uppgifter som framkommit kan anses verifierade i tillräckligt hög grad.